Event-Management: Die Top 10 Faktoren für eine erfolgreiche Veranstaltung

Event-Management: Die Top 10 Faktoren für eine erfolgreiche Veranstaltung

Gelungene Events sind keine Selbstverständlichkeit. Eine kleine Fallstudie.

Rainbow Over Isen

Rainbow Over Isen - so lautete das Motto des ersten Eat&Greet mit Eloy de Jong... Ever. Bei dem einzigartigen Konzept der Isener Eventagentur Eat&Greet Events bekommen die Fans die Möglichkeit, Ihren Star hautnah kennenzulernen. Dabei geht es natürlich nicht nur um ein kurzes "Hallo" und ein paar Fotos, nein vielmehr ist es ein kompletter Abend, der mit Stimmung, Musik, leckerem Essen und dem persönlichen Treffen mit dem Star ein abgerundetes Gesamtkonzept bildet.

Eloy de Jong: Promo-Pic für Bewerbung

Vom Management zur Verfügung gestelltes Promo-Material

Laufende Unterstützung für Veranstalterin

So fanden sich am 24.03.2018 weit über 100 Fans im Gasthof Klement in Isen zusammen, um den aufstrebenden Star am Deutschpop-Himmel zu feiern. Neben der Grob- und Feinplanung und der Mit-Koordination des gesamten Ablaufs habe ich Eat&Greet Events auch beim Konzept, dem vorbereitenden Pricing, dem zielgruppenspezifischen Marketing der Veranstaltung und dem Design und dem Vertrieb des Merchandise unterstützt. Über Facebook wurde der wesentliche Anteil der Kommunikation gefahren, hier habe ich durch eine große Anzahl von Posts und deren Content unterstützt


Ihr eigener Event: Woran müssen Sie denken?

Für alle, die ein ähnliches oder ein ganz anderes Event planen, gelten trotzdem einige ganz wesentliche Planungsbasics. Hier meine wichtigsten 10 Empfehlungen, auf was unbedingt geachtet werden sollte:

  • Termin - der sollte sich möglichst nicht mit wichtigen anderen Terminen beißen
  • Ort - eine gute Location macht 50 % der Stimmung aus, die Erreichbarkeit muss auch geprüft werden
  • Zeitplan - Eventualitäten einrechnen und einige Mal durchgehen, es kann immer was dazwischen kommen
  • Finanzplan - brauchen Sie eine zusätzliche Investition, um das Event überhaupt zu stemmen, rechnen Sie lieber mit großzügigen Puffern
  • Alternativpläne - was, wenn mal etwas nicht klappt, dann sollte man schon eine Idee haben, wie man trotzdem weiter machen kann
  • Kommunikation - stets alle (Lieferanten, Gäste, Team) auf dem Laufenden zu halten ist vorher und während der Veranstaltung eine wichtige, aber harte Aufgabe
  • Crew und Helfer - eine gute Zusammenstellung der Unterstützer und die richtige Motivation versetzen tatsächlich Berge
  • Aufgabenverteilung - wer macht was und wann und wer unterstützt, womöglich mit flexiblen Wechseln, das ist mehr als einen Gedanken wert
  • Essen - Liebe geht durch den Magen, das gilt auch für den Zuspruch der Gäste, wenn das Essen gut ist, habt Ihr die halbe Miete
  • Kontinuierliche Bewerbung - auch wenn das Event noch weit weg ist, bleibt stetig in der Werbeschleife aktiv, gerade durch die Filterblase erreicht die Info zur Veranstaltung vielleicht erst nach und nach die Zielgruppe (wenn sinnvoll kann mit Ads nachgeholfen werden)
  • Das besondere Etwas - ein Event wie jeder andere, bitte nicht - denn auch hier gilt es mit einem USP aus der Masse herauszustechen

Nicht zu vergessen:

  • Ausgewogenes Pricing - ein sinnvoller Referenzrahmen, ein Preis-Dreiklang und gut kalkulierte Preise unterschiedlicher Kategorien sichern die finanzielle Seite

ELOY Blog Teaser MEKKI


Was denken Sie darüber? Haben Sie es schon mal ein Event veranstaltet? Oder brauchen Sie Hilfe? Lassen Sie es mich wissen: Entweder hier als Kommentar, über das Kontaktformular oder per Mail an kontakt@mekki.biz.

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